Stadgar för GIS i Uppsala län
Nya stadgar antagna vid föreningsstämma 2024
1§ Namn
Föreningens namn är GIS i Uppsala län.
2§ Säte
Föreningen har sitt säte i Uppsala.
3§ Syfte
Föreningen är ideell och har som syfte att vara en attraktiv mötesplats för aktörer inom geografiska informationssystem, geografisk IT och geodata. Föreningen ska uppmuntra kommunikation och erfarenhetsutbyte mellan medlemmarna.
4§ Medlemskap och medlemsavgifter
Medlemskap i föreningen står öppen för alla organisationer som har verksamhet inom Uppsala län och som vill verka för föreningens syfte. Dessa benämns organisationsmedlemmar. Kommuner, regioner, andra offentliga myndigheter samt företag anses vara organisationer. Fysiska personer kan också bli medlemmar. Dessa betecknas som enskilda medlemmar och har inte rösträtt vid föreningsstämma.
Medlemskap fås genom att betala årsavgift. Medlemskap börjar gälla från och med att årsavgift betalats. Årsavgift erläggs för kalenderår. Ny medlem som betalar årsavgift efter 30 september anses vara medlem även påföljande kalenderår.
Uppsägning av medlemskap ska inkomma till föreningen senast 30 november året före utträde. Medlem som trots påminnelse inte har betalat årsavgift anses ha utträtt ur föreningen.
Ansökan om medlemskap ska ställas till styrelsen som beslutar i frågan.
Medlemskap kan beviljas till organisationer utanför Uppsala län om det anses vara i föreningens intresse.
5§ Föreningsstämma
Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ och består av samtliga medlemmar. Årsstämman ska hållas innan mars månads utgång. Mellan föreningsstämmorna utgör styrelsen föreningens högsta beslutande organ.
Kallelse med förslag till dagordning, verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse samt budget och verksamhetsplan för kommande verksamhetsår ska utsändas senast tre veckor före föreningsstämman.
Motioner till föreningsstämma ska vara styrelsen tillhanda senast 14 dagar före föreningsstämman. Styrelsen ska yttra sig över inkomna motioner.
Extra föreningsstämma kan kallas av styrelsen eller på begäran från minst en tredjedel av medlemmarna. Kallelse till extra föreningsstämma ska utsändas 14 dagar före den extra föreningsstämman. Kallelsen ska ange de frågor som ska behandlas vid stämman. Andra frågor får inte tas upp.
Protokoll ska föras vid föreningsstämma.
Personval sker med sluten omröstning om någon så begär. Personval sker för ett eller två år.
6§ Rättigheter och beslut vid föreningsstämma
Rösträtt vid föreningsstämma tillkommer varje närvarande organisationsmedlem som erlagt medlemsavgift och som har registrerats som medlem. Yttrande- och förslagsrätt tillkommer varje närvarande medlem, styrelseledamot, revisorerna och valberedningen. Mötesordföranden kan ge yttranderätt till andra närvarande personer.
Varje organisationsmedlem har en röst. Beslut fattas med enkel majoritet, utom i de fall som dessa stadgar anger. Mötesordföranden har utslagsröst vid lika röstetal. Lottning ska ske vid lika röstetal i fråga om personval.
7§ Föreningsstämman
Vid föreningsstämman ska följande frågor behandlas:
Fråga om föreningsstämmans stadgeenliga kallelse
Fastställande av röstlängd
Val av ordförande och sekreterare för föreningsstämman
Val av två justerare och rösträknare
Fastställande av verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse för föregående verksamhetsår
Fastställande av revisorernas berättelse
Beslut om styrelsens ansvarsfrihet för föregående verksamhetsår
Val av styrelseordförande
Val av övriga ledamöter i styrelsen
Val av två revisorer och en revisorssuppleant
Val av valberedning bestående av minst två personer varav en sammankallande
Fastställande av medlemsavgift för organisationsmedlemmar och enskilda medlemmar
Fastställande av verksamhetsplan för kommande verksamhetsår
Fastställande av budget för kommande verksamhetsår
Behandling av inkomna motioner
Övriga frågor
8§ Styrelse
Föreningsstämman väljer styrelseordförande och minst fyra övriga styrelseledamöter. I styrelsen bör det finnas representanter för kommun, statlig myndighet och privat organisation.
Styrelsen är beslutsmässig när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
När en styrelseledamot avslutar sin anställning, är tillfälligt tjänstledig eller byter organisation under innevarande mandatperiod har styrelsen till uppgift att avgöra om styrelseuppdraget ska kvarstå eller överlämnas till annan.
Styrelsen utser kassör samt övriga poster vid konstituerande möte.
9§ Firmateckning
Föreningens firma tecknas av ordförande och kassör var för sig.
10§ Verksamhetsår
Föreningens verksamhetsår utgörs av kalenderår.
11§ Stadgeändring
För ändring av föreningens stadgar krävs beslut av föreningsstämma med minst två tredjedelars majoritet av samtliga avgivna röster.
12§ Föreningens upplösning
Förslag om föreningens upplösning ska framställas senast tre månader före den stämma det ska behandlas. Medlemmarna ska beredas möjlighet att yttra sig över förslaget. För upplösning av föreningen krävs beslut på två på varandra följande föreningsstämmor, varav minst ett ordinarie. Vid varje tillfälle krävs beslut med minst två tredjedelars majoritet av samtliga avgivna röster. Samma ordning gäller vid förslag om sammangående med annan regional GIS-förening.
Personuppgiftsbehandling för GIS i Uppsala län
Föreningens behandling av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Då föreningen är en juridisk person är det föreningen som är personuppgiftsansvarig. Det är föreningens styrelse som ansvarar för att föreningen följer lagen.
Vad räknas som personuppgifter?
Personuppgifter är information som direkt eller indirekt kan kopplas till en individ. Detta inkluderar exempelvis namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer och fotografier. Behandling av personuppgifter innefattar alla typer av åtgärder som kan utföras med dessa uppgifter, såsom insamling, registrering, lagring och radering.
Syfte och ändamål med behandlingen
Föreningen behandlar endast personuppgifter för specifika och uttryckliga ändamål. Dessa syften inkluderar administration av medlemsregister, hantering av faktureringsuppgifter, planering och administration av föreningens aktiviteter samt utskick av information till medlemmarna. Personuppgifter delas inte med tredje part utan ditt uttryckliga samtycke, förutom där lagstiftning kräver det.
Dina rättigheter
Du har följande rättigheter enligt gällande personuppgiftslagstiftning:
Tillgång till dina personuppgifter: Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter som föreningen behandlar om dig.
Rättelse av felaktiga uppgifter: Om du upptäcker att dina uppgifter är felaktiga eller ofullständiga, har du rätt att få dessa korrigerade.
Radering av personuppgifter: Du kan begära att få dina personuppgifter raderade om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för, eller om du återkallar ditt samtycke till behandlingen.
Information om lagringstid: Du har rätt att veta hur länge föreningen kommer att lagra dina personuppgifter.
Klagomål: Om du anser att föreningen behandlar dina personuppgifter i strid med GDPR, har du rätt att lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Kontakt och hantering av förfrågningar
Om du har frågor kring hur dina personuppgifter behandlas eller vill utöva dina rättigheter, vänligen kontakta styrelsen. I vissa fall kan vi inte tillmötesgå en begäran om till exempel radering eller begränsning om vi är skyldiga enligt lag att spara uppgifterna. Vi kan komma att begära ytterligare information från dig om det behövs för att säkerställa att det är du och inte någon annan som försöker få tillgång till eller kontroll över dina personuppgifter.
Lagring och radering av personuppgifter
Dina personuppgifter kommer att raderas när de inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in, eller när föreningen inte längre är skyldig enligt lag att lagra uppgifterna. Detta kan exempelvis gälla faktureringsinformation eller uppgifter som behövs för bokföringsändamål.
Läs mer om hur föreningen hanterar personuppgifter i Registerförteckning – behandling av personuppgifter inom GIS-föreningen i Uppsala län.